Особа, яка вимагає спростування недостовірних відомостей про себе, що містяться в архівних документах подає до архівної установи заяву, в якій зазначає, які саме відомості і в яких документах і пошукових даних є недостовірними.
Це передбачено "Порядком долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в цих документах", затвердженим наказом Міністерства юстиції від 28.08.2015 року № 1612/5.
Зокрема, передбачається, що до такої заяви додаються оригінали або в установленому порядку засвідчені копії документів, що містять підстави для спростування зазначених у заяві відомостей чи доповнення недостовірних.
Архівна установа забезпечує розгляд заяви і доданих до неї документів на засіданні експертної комісії, про час і місце проведення якого завчасно повідомляє заявника. Заявник має право взяти участь у цьому засіданні.
У разі прийняття такою комісією рішення про долучення поданих документів до архівного фонду, зазначені документи у місячний строк долучаються до цього архівного фонду.
Рішення про долучення поданих документів оформлюється наказом (розпорядженням) керівника архівної установи. Відповідний наказ, витяг з протоколу засідання комісії і подані заявником документи підшиваються в окрему справу. Складається акт про приєднання справ (документів), який підшивається до справи відповідного фонду.
Заявник повідомляється про долучення наданих ним документів шляхом надсилання листа із зазначенням архівного шифру справи з долученими
документами.
Підставами для відмови заявнику у долученні поданих документів є:
- вимога спростування відомостей не належить до повноважень архівних установ;
- наявність спростування відомостей, які спростовуються заявником, в інших документах, які перебувають на зберіганні в цій або іншій архівній установі і доступ до яких не обмежено;
- заява про спростування відомостей, що не є відомостями про особу або які містять оціночні судження: критику, оцінку дій, вживання мовних засобів тощо;
- подання заявником документів, які містять явні ознаки підроблення;
- відмова заявника надати у разі необхідності оригінали документів або додаткові пояснення щодо наданих документів.
Про визнання заяви про долучення документів необґрунтованою заявник повідомляється листом.
Також, зауважимо, що наказ Державного комітету архівів України від 03 березня 2009 року № 32 «Про затвердження Порядку долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в цих документах», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 02 квітня 2009 року за № 295/1631, згідно наказу № 1612/5, визнається таким, що втратив чинність.
_03_03.png)
